Prozessmanagement: Erfolg durch effiziente Prozesse
Lassen Sie sich helfen.
Bei der Organisationsgestaltung wird in Aufbau- und in Ablauforganisation differenziert.
Während die Aufbauorganisation die Rahmenbedingungen festlegt, d. h. welche Aufgaben
von welchen Personen und/oder Sachmitteln übernommen werden und mit welchen Rechten
Personen ausgestattet sind, regelt die Ablauforganisation die innerhalb dieses Rahmens
ablaufenden Arbeits- und Informationsprozesse. Es wird festgelegt, wann und wo ein
Arbeitsschritt durchgeführt wird. Eine gute Ablauforganisation berücksichtigt
die Prozesse in deren räumlichen und zeitlichen Ablauf. Dabei ist ein wichtiger Faktor,
dass die Prozesse meist dynamischer Natur sind und diese flexibel gestaltet und bei Bedarf
zeitnah angepasst werden sollten. Häufig sind Menschen in einem Prozess involviert. Entsprechend
ist auch der menschliche Faktor innerhalb eines Prozesses zu beachten.
Was genau definiert einen Prozess?
Es gibt viele Prozessdefinitionen. Allgemein kann unter einem Prozess Fortgang oder Verlauf
verstanden werden. Wir legen bei unserer Arbeit folgende betriebswirtschaftliche Definition
zugrunde (Schwickert & Fischer 1996, S. 10 f.):
Der Prozess ist eine logische zusammenhängende Kette von Teilprozessen,
die auf das Erreichen eines bestimmten Ziels ausgerichtet sind.
Ausgelöst durch ein definiertes Ereignis wird ein Input durch den Einsatz materieller
und immaterieller Güter unter Beachtung bestimmter Regeln und der verschiedenen
unternehmensinternen und -externen Faktoren zu einem Output transformiert.
Der Prozess ist in ein System von umliegenden Prozessen eingegliedert, kann jedoch
als eine selbständige, von anderen Prozessen isolierte Einheit, die unabhängig von
Abteilungs- und Funktionsgrenzen ist, betrachtet werden.
Bei einem Dienstleistungsbetrieb ist der definitionsseitig angesprochene Output
die Dienstleistung.
Schwickert & Fischer 1996:
Schwickert, A. C.; Fischer, K.: Der Geschäftsprozeß als formaler
Prozeß - Definition, Eigenschaften und Arten, in: Arbeitspapiere WI, Nr. 4/1996, Hrsg.:
Lehrstuhl fur Allg. BWL und Wirtschaftsinformatik, Mainz, 1996.
Was wird unter Prozessmanagement verstanden?
Das Prozessmanagement umfasst:
Planung,
Durchführung,
Controlling und die
Optimierung
von miteinander verbundenen Aufgaben, also Unternehmensprozessen.
Es beantwortet stets die Frage: "Wer macht was, wann und unter Zuhilfenahme welcher
Ressourcen?". Im Fokus steht hier die Wertschöpfungskette. Neben der Realisierung
der Unternehmensziele sollen beim Prozessmanagement ebenfalls die im Unternehmen
vorliegenden Informationen bestmöglich genutzt werden, um die Wertschöpfungskette
effektiver zu gestalten. Auf diese Weise ist es nicht nur möglich, schneller und
kostengünstiger, sondern auch kundenorientierter zu produzieren resp. die Dienstleistung
zu erbringen.
Warum ist Prozessmanagement von Bedeutung?
In der heutigen Wirtschaftswelt finden rasante Bewegungen und immer schneller werdende
Veränderungen statt. Unternehmen finden sich heute in einer Wettbewerbswelt wieder,
die einer relativ hohen Dynamik unterliegt. Angefangen vom sich häufig wandelnden
Verbraucherverhalten, neuen Trends, innovativen Konkurrenzprodukten, neue
(Fertigungs-)Technologien (Digitalisierung), verändernde rechtlichen Rahmenbedingungen oder ein zunehmernder
Kostendruck aus dem Ausland. Unternehmen sind gezwungen sich an die Dynamik des
vorherrschenden Marktes anzupassen, wenn sie im
Wettbewerb bestehen bleiben wollen. In solch einem dynamischen Umfeld müssen Unternehmen den Blick
verstärkt auch auf die eigenen Prozesse richten, um neue Verfahren
und Technolgien zu integrieren und Ineffiz