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Im Tagesgeschäft fallen viele verschiedene Telefonate an. Hohe Kosten verursachen diese Telefonate dann, wenn sie von hochqualifiziertem Personal selbst ausgeführt werden. Dieses „schnell Selbermachen“ nimmt Zeit in Anspruch, die vom Fachpersonal besser genutzt werden könnte. Als Outbound bezeichnet man ausgehende Telefonate. Viele dieser Telefonate lassen sich bestimmten Arten von ausgehenden Anrufen zuordnen wie Reaktion auf eine Beschwerde Aktions-Angebot bei erfolgten Kunden-Kündigungen Abfrage der Kundenzufriedenheit z.B. nach Werkstattbesuchen Sales wie z.B. Cross-Selling Behrend e.k. - Call-Center / Chat-Kommunikation Da die Gespräche innerhalb der einzelnen Themen oft sehr ähnlich gelagert sind, lassen sich viele der Anrufe standardisieren und von geschulten Telefonistinnen und Telefonisten eines Outbound-Callcenters kostengünstig erledigen. Darüber hinaus fallen im Bürobetrieb einfache Telefonate wie Terminabsprachen oder Nachfass-Anrufe bei säumigen Kunden an, die konzentriert von einem externen Callcenter erledigt werden können. Ihre eigenen Mitarbeiter können sich stattdessen auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und Ertrag erwirtschaften – nicht zu unterschätzen besonders dann, wenn Kapazitätsspitzen auftreten. Nach unseren Erfahrungen sind die Unternehmen, die diese Arbeiten ausgelagert haben, damit sehr zufrieden und möchten diesen Schritt nicht wieder rückgängig machen. Tipps für die Auswahl des Outbound-Callcenters Als ein Dienstleister, der für den Auftraggeber Kosten einspart, befindet sich ein Callcenter natürlich im Spannungsfeld von Kosten und Qualität. Wir meinen, beides muss passen. Ein wichtiger Aspekt für Outbound-Anrufe sind Mitarbeiter, die in der notwendigen Tiefe geschult werden. Kunden merken schnell, ob das Gegenüber am Telefon über etwas Wissen zu Produkt oder Dienstleistung verfügt. Deshalb zahlt sich der Aufwand, die Telefon-Mitarbeiter zum Produkt zu schulen, nach unserer Erfahrung schnell aus. Ein weiterer Punkt ist eine Falle, in die manche Callcenter und deren Mitarbeiter tappen. Da sich einige Gespräche ähneln, werden Formulierungen oft wiederholt. Diese monotone Wiederholung kann sich in einem leblosen Tonfall oder Singsang der Telefonisten niederschlagen. Damit geht ein großer Vorteil verloren, denn die individuelle Kommunikation zwischen zwei Menschen gilt in der Marketing-Kommunikation als die wertvollste überhaupt. Unsere Mitarbeiter bewahren sich die Empathie, die für ein Gespräch zwischen zwei Menschen notwendig ist. Um die Qualität aufrecht zu erhalten, haben wir zusätzlich ein Controlling und Monitoring-Systeme eingerichtet. Die Ergebnisse der von unserem Callcenter durchgeführten Telefonate werden bei Beschwerden/Hilfestellungen in einem Ticket-System mitgeloggt – so kann der aktuelle Stand sofort aufgerufen werden. Bei Sales-Aufgaben oder Abfragen der Kundenzufriedenheit können wir eine Software für die Erfassung selbst entwickeln oder ein geeignetes bestehendes System verwenden oder optimieren, gern auch eine Software aus Ihrem Hause. Falls wir die Software entwickeln, stimmen wir uns dazu eng mit Ihnen ab und berücksichtigen Ihre Ansätze für die Auswertung.