Digitale Archivierung von Dokumenten

Digitale Archivierung von Dokumenten WAS VERSTEHT MAN UNTER DIGITALER ARCHIVIERUNG? Die digitale Archivierung ist die datenbankgestützte, langfristige und sichere Aufbewahrung von jederzeit reproduzierbaren digitalen Daten. Werden Informationen mehr als 10 Jahre aufbewahrt, wird dies als digitale Langzeitarchivierung bezeichnet. Werden Daten von Firmen gemäß dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aufbewahrt, spricht man von einer revisionssicheren digitalen Archivierung. WAS SIND ARCHIVIERUNGSSYSTEME? Archivierungssysteme werden zur Dokumentenverwaltung verwendet und, um große Datenmengen über einen längeren Zeitraum zu speichern. Sie werden für verschiedene Zwecke, wie Backup und Disaster Recovery verwendet. Der Benutzer kann problemlos auf die Daten aus dem Archiv zugreifen, da diese organisiert gespeichert sind. Im Vergleich zu anderen Speichersystemen sind Archivierungssysteme teurer, bieten aber eine bessere Sicherheit und Verfügbarkeit. Die Aufbewahrung aller Geschäftsunterlagen, wie beispielsweise Handelsrechnungen, ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. – Ob das Dokumentenmanagement-System in digitaler Form in einer Datenbank, auf Datenträger oder in Papierform organisiert wird ist dabei zweitrangig. Klassische Archivierungssysteme bestehen aus drei Komponenten: Ein geeignetes Hardware-Setup, bestehend aus einem Archivserver und einer entsprechenden Speichereinheit, ist unbedingt erforderlich. Alternativ können Sie sich für ein Cloud-basiertes System entscheiden, das schnell konfiguriert und erweitert werden kann. Einer Archivierungssoftware, vorzugsweise in Form eines umfassenden Dokumenten-Management-System (DMS) oder einer Suite für Enterprise Content Management (ECM). Ein für die Archivierung geeignetes Dateiformat, bei dem der Schwerpunkt auf langfristiger Zugänglichkeit liegt. Behörden wie das BSI empfehlen die Einschränkung auf traditionellere Formate, damit die Aufzeichnungen auch über lange Zeiträume aufbewahrt werden kann. Das System oder die Software, die Dateien archiviert, kann je nach Größe und Anforderungen der Hardware entweder im eigenen Haus oder in der Cloud betrieben werden. Es erzeugt Dateiformate, die einfacher archiviert werden können und enthält zudem auch andere nützliche Funktionen. EIN PROFESSIONELLES DOKUMENTENMANAGEMENT SYSTEM ZUR DIGITALEN ARCHIVIERUNG Ein übersichtliches Dokumentenmanagement System ist der Schlüssel zu einer entspannten Datenverwaltung. Digitale Datenträger erlauben einen übersichtlichen, zeitsparenden Umgang mit Ihrem persönlichen Archiv. Denn eine gute Archivierungssoftware schafft Möglichkeiten, Dokumentenmengen geschickt zu verpacken und leicht zugänglich zu machen. So können Informationen wie Datum, Titel, Abteilung oder Produkte zum sofortigen Sucherfolg führen und ein zeitaufwändiges Durchblättern von Ordnern ersparen. Je nach Bedürfnis können mit einer passenden Archivierungssoftware individuelle Archivierungsanforderungen erfüllt werden. Klassisch wird ein Dokumentenmanagement System zwar nicht für bestimmte Branchen entwickelt, es lohnt sich jedoch, Lieferanten mit Erfahrung in passenden Branchen zu finden, um Integrationen ihrer spezifischen Dokumententypen reibungslos zu gestalten. SOFTWARE ZUR DIGITALEN ARCHIVIERUNG Im Anschluss an das moderne Dokumentenmanagement der digitalen Archivierung sind die riesigen Dokumentenaufkommen kein Problem mehr. Um weitere Datenverwaltung in Papierform zu verhindern, lohnt sich eine passende Dokumentenmanagement Software. Mit einem solchen Programm zur digitalen Archivierung wird durch intelligentes Informationsmanagement viel Arbeit erspart. Im Folgenden sind einige vorteilhafte Prozesse der Software Produkte aufgelistet: Automatische Kontextzuordnungen durch intelligente Prozesse neuer Dokumente ermöglichen ein schnelles Ablegen in der Software. Die Integrationen digitaler Notizen zum Kommentieren der Dokumente werden von der Archivierungssoftware in der Suchfunktion berücksichtigt, ohne die Dokumente im Original zu verändern. Elektonische Akten zum bündeln Ihrer Dokumente gestalten das Archiv übersichtlich und dienen hervorragend zur E-mail Archivierung, zur elektronischen Archivierung von Rechnungen und anderen Dateien. Mit diesen Features können die Anforderungen bestimmter Branchen perfekt gewährleistet werden und die elektronische Archivierung ist kein Problem mehr. WARUM ÜBERHAUPT EINE ARCHIVIERUNGSSOFTWARE NUTZEN? Die Erstellung langfristiger, kontrollierter Datenbanken durch Archivierung von Daten ist für Unternehmen von unschätzbarem Wert, ebenso die Verringerung des physischen Materialvolumens und des allgemeinen Datenvolumens im System.