GoBD-Grundsätze zur elektronischen Buchführung

Die elektronische Buchführung unterliegt grundsätzlich denselben Erfordernissen und Ordnungsmäßigkeiten wie bei manuell erstellten Büchern oder Aufzeichnungen. Bei der elektronischen Buchführung erstreckt sich das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit jedoch „auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems“. Nach den GoBDs muss die elektronische Buchführung u. a. den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit, der Nachprüfbarkeit, sowie den Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und den fortlaufenden Aufzeichnungen entsprechen. Bei der elektronischen Buchführung ist die lückenlose Dokumentierung eines jeden Geschäftsvorfalls obligatorisch. „Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen“ (progressive und retrograde Prüfbarkeit). Der Buchführungspflichtige muss besonders darauf achten, dass jeder Geschäftsfall ausreichend bezeichnet ist. Unter anderem müssen Buchungsbelege folgende Pflichtinhalte aufweisen: - eindeutige Belegnummer, - Angaben über Belegaussteller und -empfänger, - Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt - Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung - Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls - Belegdatum - Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden (z. B. der Bediener der Kasse) Praxishinweise: Von den Pflichtangaben nach den GoBD unberührt sind die Pflichtangaben auf Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz. Danach sind weitere Angaben erforderlich. Zur ordnungsgemäßen Erfüllung der GoBD-Voraussetzungen bei Übermittlung, Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen im nationalen sowie grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr empfiehlt sich die Anwendung des ZUGFeRD Rechnungsformats. Entscheidend hierbei ist nach den GoBD, dass dieses Verfahren das tatsächliche Vorhandensein von XML-Daten gewährleistet, „die nicht durch eine Formatumwandlung (z. B. in TIFF) gelöscht werden dürfen“. Weitere Informationen hierzu siehe Beispiel 10 BMF-Schreiben.